Unter dem Begriff “Verhandlungsprozess” sind zwei grundsätzliche Bedeutungen zu unterscheiden:
- Ein auf längere Zeit ausgelegtes Prüfen von Lösungsmöglichkeiten für einen Konflikt zwischen zwei oder mehreren Parteien, z.B. in einem Tarifkonflikt, oder bei der Übernahme eines Unternehmens durch ein anderes (mehrere Verhandlungsrunden)
- Eine innerhalb einer Verhandlungsrunde zu erzielende Übereinkunft
Während die Langzeitvariante eher ein statisches Bewerten einzelner Verhandlungspunkte darstellt, ist der Verhandlungsprozess in einer abgeschlossenen Runde von starker Dynamik geprägt.
Die Dynamik des Verhandlungsprozesses
Jede Verhandlung beginnt mit unterschiedlichen Positionen und einem offenen Ergebnis. Beide Verhandlungsseiten sind sich bewusst, dass nur eine Annäherung der Postionen zu einem Ergebnis führen kann. Deswegen versucht jede Partei, die notwendige Entwicklung zu steuern. Je mehr Ebenen die Verhandlungsparteien einbeziehen, desto größer ist die Bewegungsmöglichkeit. Die Bewegungen erfolgen nicht regelmäßig, sondern in unterschiedlichen Abständen und Größenordnungen. Zeitweise können sie auch auseinander driften. Die Dynamik des Verhandlungsprozesses kontrollieren heißt, jede Bewegung richtig bewerten und im Sinne der eigenen Zielsetzung beeinflussen zu können.
Einflussfaktoren auf den Verhandlungsprozess
Neben den inhaltlichen Zielsetzungen jeder Partei und den zu behandelnden Themen wird der Verhandlungsprozess von weiteren Faktoren bestimmt.
Dabei ist die Verhandlungsstrategie die wichtigste. Wird nach einer Integrationsstrategie verhandelt, kommt sehr schnell Dynamik in die Verhandlung. Da diese Verhandlungen ergebnisorientiert sind, kommen meist auch ergiebige Resultate zustande. Versucht sich eine Seite mit einer Konfrontationsstrategie durchzusetzen, erschöpft sich der Verhandlungsprozess in Angriffe und deren Abwehr. Das Ringen um minimale Vorteile beeinflusst auch die Ergebnisse entsprechend.
Der Verhandlungsprozess kann durch das Kommunikationsverhalten einer oder beider Parteien wesentlich effektiver gestaltet werden. Je mehr Bereitschaft vorhanden ist, die Positionen unter mehreren Aspekten zu erörtern, desto besser werden die Lösungsmöglichkeiten. Die Partei mit dem besseren Kommunikationsverhalten kann die Moderatorenrolle an sich bringen und damit Vorteile bei der Gestaltung des Ergebnisses erreichen.
Verhandlungen werden von Menschen geführt, d.h. auch psychologische und emotionale Momente beeinflussen den Verhandlungsprozess. Beide können hemmend oder fördernd wirken, werden zudem gern als manipulative Elemente eingesetzt. Auf jeden Fall ergeben sich Vorteile für denjenigen, der die unbewussten Signale seines Kontrahenten zu deuten in der Lage ist.
Die Atmosphäre im Verhandlungsraum wird zudem durch eine geeignete Ausstattung, verfügbare Technik und guten Service sowie durch gegenseitiges höfliches Verhalten günstig beeinflusst.
Phasen des Verhandlungsprozesses
Der Verhandlungsprozess unterteilt sich in mehrere Phasen: die Vorbereitungsphase, die Kontaktphase, die Kernphase, die Vereinbarungsphase und die Umsetzungsphase.
Jede Verhandlung beginnt mit der Vorstellung der Verhandlungspartner und einem mehr oder weniger ausgeprägten Smalltalk. Viele Kontrahenten nutzen ihn, um über Stimmungen, Meinungen und Verhaltensweisen der Gegenseite Rückschlüsse auf das Verhalten in der Kernphase zu ziehen.
Der Beginn der Verhandlung ist durch die Bekanntgabe des Ziels, der Ausgangsposition und der notwendigen Arbeitsschritte geprägt. In der Regel wird auch ein Zeitplan für die Verhandlung vereinbart. In der Folge stellt jede Seite die Möglichkeiten vor, die sie zur Erreichung des Ziels einbringen kann. In einer ersten Bewertung wird festgestellt, ob diese Potenziale ausreichend sind oder ob weitere Leistungen einbezogen werden müssen. Die entscheidende Phase des Verhandlungsprozesses ist die Festlegung der Verantwortlichkeiten und Kosten. Sie geht nahtlos in die Vereinbarungsphase über.
Die Umsetzungsphase wird wesentlich von der Tragfähigkeit der ausgehandelten Ergebnisse bestimmt.
